La gestión telefónica se ha convertido en la herramienta propicia para efectuar cobros, pero la misma debe ser utilizada por profesionales para poder alcanzar el objetivo el cual es recuperar la deuda.
Para que esta estrategia de cobro funcione deben cumplirse ciertas pautas antes, durante y después de haber realizado la gestión.
Antes de realizar la gestión telefónica se debe contar con un gestor de cobros capacitado, su incapacidad podría generar un riesgo para la institución a la cual se le está prestando el servicio de cobranza. Esta persona debe contar con una personalidad pro activa, saber adaptarse a la situación que se va a enfrentar y poder resolver el problema, contar con un tono de voz apropiado para no ofender al deudor o demostrar inseguridad, estar capacitado para el manejo del sistema informático donde se encuentra registrado el historial del deudor y saber dónde ingresar la nueva información proporcionada por este, saber planificar con anticipación las llamadas a realizar para no embarcarse sin rumbo fijo.
Durante la gestión se debe ser formal, demostrar respeto y seguridad en lo que se reclama sin ofender, conseguir la mayor información posible en cada llamada, controlar el tiempo de la negociación, disminuir la tensión del deudor para cerrar la conversación en el momento justo, persuadirlo poniendo como ejemplo a otras personas que aceptaron el trato y aprovecharon los beneficios, cumplir con la estructura de la llamada, saber escuchar es saber conocer más acerca del deudor, tener muy claro que el objetivo principal de la llamada es recuperar a corto plazo el dinero adeudado, manifestar al deudor que su propósito es ayudarlo a salir del problema, si es necesario deberá mentir para cumplir con el objetivo pero esta mentira no debe afectar el convenio pactado.
Después de la llamada solo queda registrar los datos en un sistema informático.